양주시는 외부에 있던 부서들이 시청으로 들어옴에 따라 한정된 사무공간에서 여러부서가 사무공간을 효율적으로 사용하기 위해 불필요한 서류 및 캐비닛 정리작업에 들어갔다. 

현삼식 양주시장은 지난 1월 31일 확대간부회의시 “각 사무실마다 캐비닛이 많이 있기 때문에 사무실공간이 협소하므로, 캐비닛 전수조사를 통해 불필요한 캐비닛을 반으로 줄이고, 새로운 캐비닛 구입은 금지하며, 문서의 전산화 및 기록물 정리 등으로 효율적인 사무공간 확보에 철저를 기할 것”을 당부했다. 

이에 따라, 시는 기록물 전수조사하기 위한 보존기록물, 한시기록물, 폐기대상 기록물 정리 계획을 수립해 사무공간 확보에 들어갔다. 

보존기록물은 영구, 준영구, 30년간 보존하는 문서이며, 각 사무실에서 보관중인 보존기록물은 일정 및 대상 등을 확인하여 업무활용도가 높아 불가피하게 자체서고 및 캐비닛에 보관해야 할 기록물은 제외하고 시 기록관 보존서고에 입고하며, 기록물관리 지도점검시 가산점을 부여할 방침이다. 

한시기록물은 10년, 5년, 3년, 1년간 보존하는 문서이며, 금년중 청사내 구축중인 일반서고에 입고하고, 1년간 보존문서는 보존기간 만료 후 폐기대상 기록물 이관시 인수할 계획이다. 

또한, 폐기대상 기록물은 2011년도 이전에 보존기간이 만료된 보존기간 10년, 5년, 3년, 1년간 보존문서로서, 오는 18일까지 폐기대상 기록물 이관 목록을 각 부서별로 제출받아 기록물평가심의회를 개최 후 폐기할 계획이며, 미 제출부서에 대해서는 기록물관리 지도점검시 패널티를 부여한다는 방침이다. 

시 담당자는 “모든 공무원에 대해 기록물의 생산, 관리, 보존 등 기록관리 실무교육을 실시하여 기록물에 대한 관리가 철저하게 이뤄지도록 하고 효율적인 사무공간 확보할 뿐 아니라 다량의 문서폐기로 인한 기록물이 외부 유출 등을 미연에 방지하기 위해 최선을 다하겠다.”고 말했다.